Управление на календар (Pronto)

В тази статия ще ви запознаем с възможностите на услугата cMailPro и календара в Pronto уебмейл. Както в статиите за управление на контакти, съобщения и чат, ще представим общите функции за управление като демонстрираме работата на календара с примери.

Основни настройки

Препоръчително е да проверите и да промените основните настройки в Preferences » Calendar, така че конфигурацията да съответства на вашите предпочитания:

Pronto предлага нетипична, но впечатляваща графика за управление на настройките. Първо трябва с левия бутон на мишката да преместите синьото поле в левия край на бутона – по този начин отваряте бутона за да видите наличните настройки:

Настройките работят на принципа включено/изключено – чрез кликане променяте стойността:

Ако настройките са подредени в меню – кликате върху настройка, за да я изберете:

Calendar

• Main Calendar: Изберете календара, който ще бъде отворен по подразбиране, когато стартирате приложението.
• Calendar View: Изберете кой изглед – ден, седмица или месец – ще се показва по подразбиране.
• Time slice: Изберете на какви интервали от време да се разделя денят.

Work Week

• Custom: Ако включите бутона може да избирате дни по ваше желание, при изключен бутон се зарежда стандартна работна седмица от понеделник до петък.
• Starts at: Изберете първия ден от седмицата.
• Working hours: Изберете типичното работно време (от / до). Изгледът на календара ще показва по подразбиране тази част от деня.

Remind about event

Докато сте тук можете да изберете предпочитания от Вас канал за известяване, за да бъдете предупредени за предстоящи събития:

• Чрез имейл
• Чрез чат съобщение
• Чрез телефонен разговор

Free/Busy Publishing

• Days to Publish: изберете за какъв период от време да публикувате вашия статус.

За да активирате настройка поставете превключвателя в положение ON или OFF.

Не забравяйте да потвърдите избора си, като кликнете бутона Apply.

Управление на календар в Pronto уебмейл

За да отворите панела за управление на календарите в Pronto уебмейл трябва да кликнете иконата Calendar в главното меню:

Календарът Calendar, се зарежда по подразбиране и не може да се изтрие или редактира тъй като е асоцииран с акаунта.

Създаване на нов календар

За да създадете нов календар кликнете иконата знак плюс в хоризонталното меню:

и кликнете бутона Create Calendar.

В панела Create Calendar дайте име на вашия календар и изберете къде да се намира неговата основна директория: на едно ниво с календара по подразбиране или като негова поддиректория.

Препоръчаме да маркирате полето Root (както е показано на изображението) за да бъде вашият календар на същото ниво с календара по подразбиране:

В противен случай при всяко ново отваряне на календара трябва да кликате върху малката стрелка пред Calendar за да сe визуализира линка към календара Test:

Маркиране на календарите с различен цвят

Като кликнете иконата с цветния спектър се отваря меню, в което може да изберете различен цвят за линка на всеки отделен календар за по-лесно различаване и групиране:

Когато изберете (маркирате) календар под неговото поле се зарежда тънка жълта ивица (border), която показва кой е активният календар в момента. Ако не сте маркирали полето пред името на календара основния цвят на полето е син, ако маркирате полето – неговият фонов цвят ще съответства на избраният от вас цвят.

Абониране за календар

Ако маркираме календара Test и кликнем линка Calendar Subscription се зарежда панел Calendar Subscription с едно поле Account Name. Ако в това поле въведем нашият имейл адрес се появяват две полета, които дават достъп до двата календара в нашия акаунт:

В извършването на това действие няма логика защото ние имаме достъп до нашите календари и няма смисъл допълнително да се абонираме за тях.

Нека въведем имейл адреса на друг Pronto акаунт. Появява се съобщение за грешка – потребителят friend1 не е споделил директории с вас:

За какво тогава служи опцията Calendar Subscription?

Полето Account Name се попълва автоматично, когато ние сме абонирани за календар на друг Pronto потребител, което ще покажем как се прави в следващия пример.

В акаунта user1@ създаваме календар User1. Маркираме полето на календара, кликаме иконата зъбно колело и в полето Access Control List въвеждаме нашия имейл адрес prontomail@:

Ако кликнем линка срещу надписа Public Access through Web ще активираме достъпа до календара през браузър:

Този линк може да изпратим на произволен брой лица тъй като те само ще виждат събитията в календара без да имат права за редактиране.

Кликаме бутона Save за да запазим настройките и системата автоматично изпраща писмо на нашата поща prontomail@demo.com:

Когато кликнем бутона Subscribe, за да се абонираме за календара, под нашите два календара се появява директория с името на потребителя (в случая User1):

Ако маркираме полето с директорията User1 и кликнем иконата зъбно колело, ще забележим, че в полето Account Name на панела Calendar Subscription системата е добавила автоматично акаунта user1@demo.com:

По абсолютно същия начин ние можем да предоставим абонамент към нашия календар, като добавим друг потребител на Pronto в Calendar Subscription, системата ще му изпрати имейл за потвърждение и когато потребителят кликне бутона в писмото, в неговия акаунт ще бъде добавен линк към нашия календар.

Създаване на събитие (event)

Ново събитие в календара може да създадете по няколко начина:

• Ако кликнете знака плюс в хоризонталното меню на календара – за начална и крайна дата автоматично се въвежда текущата дата.
• Ако кликнете два пъти в полето с датата, от която започва събитието – за начална и крайна дата автоматично се въвежда избраната дата.
• Ако кликнете върху началната дата, задържите натиснат левия бутон на мишката, изтеглите до крайната дата и пуснете бутона (Drag’n’Drop) – двете дати (начална и крайна) ще бъдат коректно отчетени.

За да създадете събитието, въведете следната информация в панела Event Editor:

1. Въведете Subject. Това ще бъде заглавието, което ще се показва в календара за Вашето събитие.
2. Изберете началната и крайната дата на събитието. За улеснение се появява малък календар, когато кликнете в полето, от което можете да изберете датата.
3. Изберете началното и крайното време.
4. По желание въведете текст в Where и Description (място и описание).
5. Status – от менюто изберете вашия статус по време на събитието – зает, свободен, неопределен или недостъпен.
6. Изберете Alarm, ако искате да бъдете предупредени за създаване на ново или редактиране на текущо събитие и уточнете интервала от време.
7. Маркирайте Private, ако това събитие трябва да бъде скрито от други потребители.
8. Запазете информацията с Save.

Събитието ще бъде създадено и показано в календара.

Целодневно събитие (all­-day event)

Ако събитието ще продължи цял ден, маркирайте полето All‐Day Event. Събитията All‐Day Event ще се показват в първия ред на календара, озаглавен All‐Day.

Повтарящи се събития (recurring events)

Можете да създавате повтарящи се събития, напр. за среща, която се провежда по едно и също време всяка седмица.

• Маркирайте опцията Recurrence;
• В новото поле Recurrence изберете интервала, в който ще се повтаря събитието – дневно, седмично, месечно, годишно …
• Кликнете Save, за да създадете повтарящото се събитие.

Прикачване на файлове

Можете да прикачите един или повече файлове към събитие като кликнете иконата кламер в хоризонталното меню.

• В прозореца Event Editor кликнете върху иконата Attach file.
• Изберете файла(овете) от компютъра и потвърдете.
• Всички прикачени файлове ще се покажат в прозореца на събитията. Можете да отворите файл, като кликнете върху него. Можете да изтриете файл, като кликнете върху X до името на файла.
• Потвърдете със Save. Прикачените файлове ще бъдат показани в прозореца за предварителен преглед на събитието. Можете да отворите визуализацията, като кликнете на събитието в календара.

Събитие с висок приоритет

Можете да можете да маркирате важни събития като такива с висок приоритет:

• В прозореца кликнете върху Priority (иконата малка латинска буква i). Иконата ще се промени. След запазването на избора иконата ще се показва в изгледа на календара до заглавието на събитието.
• За да премахнете маркер за приоритет от събитие, кликнете отново върху иконата.

Редактиране на събитие

Има две възможности за редактиране на съществуващо събитие:

1. Използвайте Drag’n’Drop за да преместите събитието на различна дата или час:

• Кликнете върху обекта на събитието.
• Плъзнете го до новата му позиция в изгледа на календара.
• Освободете бутона на мишката. Събитието е преместено на новата дата/час.

2. Кликнете върху обекта и изберете Edit.

Съвет: При кликане върху обект на събитие ще се отвори визуализирането на събитието. Тук се показват всички факти за събитията при импортиране, включително приоритет на събития и прикачени файлове.

Изтриване на събитие

За да изтриете събитие, кликнете върху него в календара.

• Кликнете бутона Edit
• Кликнете бутона Delete
• Потвърдете като кликнете Delete

Показване на няколко календара едновременно

Можете да изберете показване на събития от един календар или от няколко календара едновременно.

• За да се показват на събития от даден календар, задайте отметка за този календар в списъка с календари. Когато се настрои отметката, ще се покажат събитията от този календар.
• За да преустановите показване на събития от конкретен календар, премахнете маркировката. Събитията от този календар ще бъдат скрити.
• За да се показват събитията от няколко календара, маркирайте всички календари, чиито събития искате да се показват. Всички събития ще бъдат показани заедно в изгледа на календара.

Изтриване на календар

За да изтриете календар:

• Изберете календара, като кликнете върху името му.
• Кликнете иконата зъбно колело и в панела Edit кликнете Delete (иконата кошче за боклук).
• Потвърдете, като кликнете върху Delete.

Важно: Това действие ще изтрие всички събития в календара!

Навигиране между събития

Инструментите за навигация в календара са разположени в хоризонталното меню в две групи икони от двете страни на заглавието:

Лявата група икони съдържа стрелки за преместване напред и назад, връщане през бутона Today в текущата дата и икона за отваряне на календар за зареждане на дата по желание:

Особеното в навигацията е, че стрелките за преместване напред или назад (във времето) зависят от избрания изглед на календара, който се определя чрез кликане на икона от дясното меню – дневен, седмичен и месечен.

В зависимост от този избор при кликане напред или назад стъпката ще бъде съответно един ден, една седмица или един месец.

При кликане върху иконата списък от дясното меню се зареждат всички събития в календара/календарите:

Експортиране на събития от календара

Можете да експортирате събития, съхранени във вашия календар. Експортирането ще създаде iCal файлове, които можете да използвате, за да импортирате данните в други календарни програми.

1. Изберете календара, чиито събития искате да експортирате.
2. Кликнете върху More (иконата зъбно колело) в лентата с инструменти в хоризонталното меню.
3. Кликнете Export Calendar Data. Вашият уеб браузър ще изтегли файла, съдържащ данните от календара.

Импортиране на събития в календара

Можете да импортирате данни от календара, които сте експортирали от друга календарна програма във формат iCal.

1. Изберете календара, към който искате да импортирате данните за събития.
2. Кликнете върху More (иконата зъбно колело) в лентата с инструменти в хоризонталното меню.
3. Изберете iCal файла, съдържащ данните от календара, и потвърдете. Събитията ще бъдат импортирани в избрания календар.