В тази статия ще ви покажем как може да използвате мениджъра на задачи Tasks в Pronto към услугата cMailPro за решаване на задачи с участие на голям брой потребители.
Най-напред няколко думи за интерфейса на приложението. Ако сте прочели другите статии за приложенията в Pronto вече знаете как работят някои от основните панели.
За да отворите мениджъра на задачи Tasks, кликнете линка Tasks в главното меню и ще се зареди основният интерфейс:
Прозорецът Tasks е разделен на два панела, които можем да наречем навигационен и работен.
В лентата с инструменти в навигационния панел откриваме познатите вече функции от други Pronto приложения. При кликане на иконата знак плюс се отваря панел, от който можем да създадем нова папка в структурата на Tasks:
В панела въвеждаме име на папката и място в структурата на Tasks – препоръчаме да бъде на едно ниво с папката Tasks (маркираме в панела Root), която се създава служебно и не може да бъде изтрита или редактирана:
Ако кликнем иконата зъбно колело, се отваря панел за редактиране Edit, в който можем да:
- Преименуваме създадена папка;
- Променим мястото ѝ в структурата на Tasks;
- Редактираме правата на потребители в Access Control List;
- Изтрием папката.
Панелът Folder Subscription се използва за създаване на абонамент към наша папка за друг потребител. По-късно в статията ще използваме тази функционалност.
През иконата за цветове може да промените цвета на полето на всяка задача за по-лесно групиране и ориентиране, в случай че имате голям брой задачи:
Нека разгледаме инструментите в хоризонталното меню на работния панел:
Кликане върху иконата със стрелка скрива навигационния панел:
Кликане върху същата икона (сега стрелката сочи надясно) отваря панелa:
Ако кликнете иконата знак плюс, ще се отвори в нов панел Task Editor (редактор на задачи), който ще ползваме по-късно в статията:
Иконата с двете разнопосочни стрелки отваря панел, в който може да промените начина на сортиране на задачите:
Иконата с хоризонталната стрелка изпълнява същата роля като крайната икона в ляво – скрива или отваря панела Task Editor:
През крайната икона вдясно се отваря панел, в който може да избирате между два вида изглед на редактора Task Editor – List view (списък) и Column view (колона):
При маркиране на List view (списък) редактора Task Editor се разтегля по цялата ширина на екрана и при избиране на задача се плъзга наляво чак до навигационния панел:
На втория ред с инструменти от ляво на дясно са разположени:
Select All – при маркиране иконата променя цвета си на оранжев и показва всички задачи – и изпълнени (100%), и текущи:
При повторно кликане иконата променя цвета си и показва само текущите задачи:
Ако е включена иконата с малка латинска буква i, тя показва задачите, които са маркирани със символа за висок приоритет:
Ако опцията не е включена, редакторът показва само текущите задачи:
Ако въведем низ (дума, израз, знак …) в полето за търсене, ще се покажат само задачите, които съдържат в името си търсения низ:
Последната икона вдясно може да предизвика много главоболия ако не ѝ обърнем внимание. Когато се кликне иконата, се отварят две форми за настройване на календари, през които се задава интервал от време.
Ако по някаква причина този интервал не е коректно настроен да обхваща текущите задачи, задачите, които стартират извън зададения интервал, няма да се зареждат в панела.
Създадохме задача Date test, която да стартира на 01.08.2018:
След това настроихме интервала да завършва преди тази дата на 31.07.2018 и маркирахме опцията Select All, за да ни покаже всички задачи. По-долу виждате, че новата задача Date test не се зарежда в панела:
Увеличихме интервала с два месеца и новата задача се зареди коректно:
Ако имате чувство, че липсват задачи в панела, първото място за проверка трябва да бъде настройката на интервала от време.
С това завършихме прегледа на наличните инструменти и сега ще демонстрираме някои от възможностите на мениджъра за задачи Tasks.
Проект 1
Описание на примерната задача
Най-напред ще дадем достъп до новата директория за задачи Тест на двама потребители. След това ще създадем задача, до която те ще имат достъп в своите Pronto акаунти. Всеки от тях, като изпълни своята част от проекта, ще може да допълва в описанието на задачата какво е извършил, както и да актуализира процентното изпълнение на задачата до нейното завършване. Накрая ще покажем как може потребителите да изтрият завършената задача в своите акаунти.
Най-напред отваряме панел Edit, като кликаме иконата зъбно колело в панела за навигация и въвеждаме имейл адресите на два Pronto акаунта, като им даваме администраторски права:
И двата потребителя (няма ограничение за броя на потребителите) получават следното съобщение в браузърите си:
както и това писмо в своите пощи:
След като всеки потребител кликне бутона в писмото, се зарежда следния прозорец Folder Subscription (споменахме за него в началото на статията), в който системата автоматично е попълнила папката, за която потребителя е абониран:
Кликнете бутона Save за да запазите информацията.
След като потребителите са успешно абонирани за нашата папка Тест, сега трябва в нея да създадем задачата. Кликаме иконата знак плюс в работния панел, отваряме Task Editor и попълваме необходимата информация (вие попълвате информацията за вашата конкретна задача, примерната задача не е задължителен шаблон):
Запазваме информацията, като кликаме бутона Save.
Потребителят User1 завършва неговата половина от проекта, актуализира информацията, премества индикатора на 50% и клика бутона Save:
Понеже User1 има администраторски права, промяната се отразява в оригиналната задача, която се актуализира веднага в акаунтите на всички абонирани потребители (в примера Friend1).
Потребителят Friend1 завършва проекта, като добавя своя бележка в описанието, премества индикатора на 100% и запазва информацията като клика бутона Save:
Проектът в примера се счита за приключен, но в действителност ако има пропуски, който и да е от потребителите може да върне индикатора назад, да опише пропуските в описанието и по този начин да продължи работата по проекта.
След като проектът е завършен, ще ви покажем как може да го изтриете и как потребителите могат да изтрият абонамента към папката на проекта.
Най-напред в акаунта, в който създадохме проекта, трябва да:
- Отворим панела за редактиране Edit,
- Изтрием потребителите от Access Control List,
- Кликнем бутона Save.
След това изтриваме самия проект, като кликнем червения бутон Delete в долната част на панела Task Editor.
В акаунта на всеки потребител трябва да се извършат следните действия:
- Маркира се полето с името на потребителя над папката, за която е бил абониран;
- Клика се иконата зъбно колело;
- Клика се знакът
Хв полето Account Name, за да се изтрие записът, изчезва и полето с името на папката (Тест); - Запазват се промените с Save;
- Избира се папката, за която сме били абонирани;
- Клика се отново иконата зъбно колело;
- Клика се иконата кошче;
- Потвърждава се изтриването с Delete.
След рестартиране на Pronto няма следа от предишното абониране за папка Тест:
Проект 2
Сега ще ви покажем още един различен вариант, по който може да изпълнявате задачи чрез Tasks. При него не се ползва абониране за папката с проекти, а се добавят потребители при създаването на задачата и в процеса на работа се разменят имейли между всеки потребител и собственика на задачата.
За повече яснота в примера тук определяме функциите на участниците:
- Pronto – собственик на задачата с акаунт
prontomail@demo.com, - User1 и Friend1 – потребители на cMailPro с акаунти
user1@demo.comиfriend1@demo.com.
В акаунта prontomail@demo.com кликаме иконата знак плюс в работния панел и създаваме задачата Проект 2 както е показано на изображението:
Потребителите получават идентични съобщения в браузърите си:
както и идентични мейл съобщения в пощенските си кутии:
При кликане върху трите цветни бутона се отваря едно и също меню, в което може да изберете типът отговор, който желаете да изпратите:
- Да не изпращате отговор;
- Да изпратите отговор веднага (по подразбиране);
- Да редактирате отговора преди изпращането.
Оставяме настройката по подразбиране и кликаме Accept (приемам задачата). Другите два възможни отговора са:
- Tentative – колебая се;
- Decline – отказвам.
Следното съобщение се получава в пощата на собственика Pronto:
Кликаме бутона Update Attendee Status и статусът на потребителя в задачата се променя от Unconfirmed на Accepted.
Същите действия се извършват от всички потребители, на които е изпратена задачата – в примера Friend1, и в собствените им Tasks приложения те имат достъп до задачата. Но тъй като те не са абонирани (както в предишния пример) за папката или за самата задача и нямат предоставени права за редактиране (писане) в задачата, те могат само да преместват индикатора за свършената работа (%), а поясненията в описанието на задачата се добавят само от собственика.
Потребителят User1 извършва своята половина от работата и в своя Tasks панел премества (плъзга) индикатора до стойност 50%:
Системата автоматично изпраща информация за промяната до собственика Pronto:
За да актуализира задачата в своя акаунт, собственикът трябва да кликне бутона Update Attendee Status.
След това това добавя информация в описанието на задачата – User1 завърши 50% от Проект 2. и запазва промяната като клика бутона Save.
Системата автоматично изпраща следното съобщение до потребителите User1 и Friend1:
Всеки един от тях трябва да кликне един от бутоните в писмото – за примера те приемат промяната като кликат бутона Accept. Сега и в трите акаунта задачата е актуализирана с промяната от User1 (50%).
Потребителят Friend1 извършва необходимите действия и завършва задачата като премества индикатора на 100%:
В този акаунт приложението маркира задачата като завършена:
Но другите два акаунта все още не са информирани за това.
Системата е изпратила на собственика имейл с информация за промяната на Friend1 и той актуализира статуса на задачата като клика бутона Update Attendee Status:
Собственикът добавя информация за последната промяна на задачата – Friend1 завърши 100% от Проект 2. и я запазва като клика бутона Save:
Потребителите получават познатия вече имейл, в който се съгласяват с успешното завършване на проекта, като кликат бутона Accept:
Остава само да се изтрие задачата и това се прави по следния начин:
- Собственикът Pronto клика бутона Delete в долния край на панела Task Editor,
- Задачата изчезва от панела без съобщение за потвърждение (внимавайте да не кликнете бутона преди задачата да изпълнена 100%),
- Останалите потребители получават следното съобщение в своите пощи:
За да изтрият задачите в собствените си акаунти, потребителите трябва да кликнат бутона Remove task в имейла.
