За да използвате имейл (email) услуга, са нужни две неща: мейл сървър (пощенски сървър) и мейл клиент (програма за електронна поща).
Все по-честа практика става имейл клиентът да се заменя с уебмейл, който дава повече свобода и необвързаност на потребителя с конкретно физическо устройство.
Мейл сървърът е софтуер, който работи на сървър (компютърна машина) и непрекъснато комуникира през интернет. Той получава имейли (електронни съобщения) и изпраща имейли до съответните им получатели.
Мейл клиентът е програмата, която използвате, за да проверявате Вашата електронна поща (имейл адрес), да преглеждате и изпращате имейл съобщения. Това може да е приложение на Вашия телефон, нещо, което виждате на URL адрес през уеб браузъра си или десктоп имейл програма като Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird и други.
Може да се каже образно, че имейл клиентите са крайните спирки, между които мейл сървърите доставят съобщенията през интернет, като си взаимодействат с други интернет протоколи като DNS и TCP/IP за локализиране на пощенските акаунти.
Имейл клиентът проверява мейл сървъра за нови съобщения и ги съхранява, за да може да ги преглеждате. Той осигурява интерфейс за четене и писане на съобщения. Клиентът използва изходящ мейл сървър (SMTP), за да изпрати изходящите съобщения към получаващия (POP3 или IMAP) мейл сървър, на който са конфигурирани пощите на получателя.
Уебмейл клиент е приложение, което Ви позволява да проверявате съобщенията си директно през браузър, независимо от устройството, което използвате или физическата си локация.
Имейл сървърът и имейл клиентът са два различни типа софтуер, които комуникират посредством стандартизирани пощенски протоколи – SMTP, POP3 и IMAP.
Повечето имейл клиенти могат да се свържат с почти всеки мейл сървър безпроблемно. Както и могат да се свържат с множество мейл сървъри и да работят с множество имейл акаунти едновременно.
Това означава, че ако Вие използвате например Thunderbird като имейл клиент на своя компютър, за да проверявате Вашата лична поща, ще можете да настроите имейл клиента, за да управлявате кореспонденцията и в своята служебна поща.